تسجيل المعاملات والقيود
إثبات المعاملات اليومية وإعداد القيود المحاسبية استناداً إلى المستندات والمعلومات المقدمة.
الاستشارات
مسك الدفاتر
تتولى HHAB مسك دفاتر المنشأة من خلال فريق متخصص، بدءاً من تسجيل المعاملات والقيود المحاسبية وحتى التسويات البنكية والتقارير الدورية. ويصمم نطاق الخدمة بحسب احتياج المنشأة، وينفذ العمل على Zoho Books أو على النظام المحاسبي للمنشأة، مع متابعة المعاملات والمستندات أولاً بأول.
الإطار النظامي
التزامات السجلات المحاسبية في الأنظمة السعودية
تنص المادة السابعة عشرة من نظام الشركات على احتفاظ الشركة بالسجلات المحاسبية والمستندات المؤيدة لها بما يوضح أعمالها وعقودها وقوائمها المالية. كما توجب إعداد القوائم المالية في نهاية كل سنة مالية وفق المعايير المحاسبية المعتمدة في المملكة، وإيداعها وفقاً لما تحدده اللوائح خلال ستة أشهر من نهاية السنة المالية.
وبالنسبة إلى التجار الخاضعين لأحكام نظام الدفاتر التجارية، توجب المادة الأولى إمساك دفاتر تجارية منتظمة باللغة العربية تكفل بيان المركز المالي والحقوق والالتزامات. وتشمل على الأقل دفتر اليومية الأصلي ودفتر الجرد ودفتر الأستاذ العام، مع مراعاة الإعفاء الوارد في النظام. كما توجب المادة الثامنة الاحتفاظ بالدفاتر والمراسلات والمستندات ذات الصلة مدة عشر سنوات على الأقل.
وتلزم المادة الثالثة من لائحة الفوترة الإلكترونية الأشخاص الخاضعين لها بإصدار الفواتير الإلكترونية والإشعارات الإلكترونية عن المعاملات التي تستوجب ذلك. وترتبط هذه المتطلبات بمسك الدفاتر من حيث اكتمال المستندات المؤيدة للقيود وتنظيمها وحفظها.
ما تشمله الخدمة
من تسجيل المعاملات إلى التقارير الدورية
تصمم مكونات الخدمة بحسب احتياج المنشأة، ولا تعد أي خدمة مشمولة ما لم تدرج بوضوح في خطاب الارتباط.
التسويات البنكية
مطابقة حركات وأرصدة الحسابات البنكية مع السجلات المحاسبية وتحديد الفروقات التي تتطلب المعالجة.
تنظيم السجلات
ترتيب السجلات المحاسبية والمستندات المؤيدة وفق المعايير المحاسبية المعتمدة في المملكة.
إدارة تدفق المستندات
طلب المستندات واستلامها من المنشأة من خلال آلية مؤتمتة وموثقة، مع متابعة المستندات أو المعلومات غير المكتملة.
الخدمات المساندة المخصصة
تحديد الأعمال المحاسبية المساندة المطلوبة بحسب طبيعة نشاط المنشأة واحتياجاتها، مثل متابعة حسابات العملاء والموردين وسجلات الأصول والمخزون وإقفالات الفترات، متى أدرجت في نطاق الارتباط.
التقارير الدورية
إعداد التقارير المحاسبية الشهرية وربع السنوية والسنوية بحسب محتوى ودورية التقارير المتفق عليهما.
حدود الاستقلالية والنطاق
نطاق يصمم لكل منشأة، بحدود مهنية واضحة
لا تقدم HHAB نموذجاً موحداً لمسك الدفاتر يفترض ملاءمته لجميع المنشآت. يتحدد مستوى الخدمة وتفاصيلها بناءً على نشاط المنشأة وحجم معاملاتها ونظامها المحاسبي واحتياجات الإدارة والمخرجات المطلوبة.
نطاق الخدمة يحدده خطاب الارتباط
قد يقتصر النطاق على تسجيل المعاملات والتسويات والتقارير، أو يمتد إلى أعمال محاسبية مساندة أخرى. ولا تعد أي خدمة مشمولة ما لم تدرج بوضوح في خطاب الارتباط.
الفوترة الإلكترونية خدمة اختيارية
يمكن الاتفاق على إصدار الفواتير الإلكترونية بوصفه خدمة اختيارية ذات نطاق مستقل ضمن ارتباط مسك الدفاتر. وتحدد مسؤوليات كل طرف، والنظام المستخدم، والبيانات التي تقدمها الإدارة، وإجراءات اعتماد الفواتير ضمن نطاق الخدمة. ولا يعني ذلك أن جميع خدمات مسك الدفاتر تشمل إصدار الفواتير أو الخدمات الضريبية تلقائياً.
إعداد القوائم ورفعها خدمة مستقلة مكملة
تقدم HHAB، بوصفها خدمة مستقلة مكملة لمسك الدفاتر، إعداد القوائم المالية ورفعها على برنامج «قوائم» وفق معيار الخدمات ذات العلاقة 4410، ارتباطات التجميع، وذلك للعملاء الذين لا تتولى HHAB مراجعة قوائمهم المالية أو فحصها.
قاعدة الاستقلالية
حفاظاً على الاستقلالية، لا تقدم HHAB خدمات مسك الدفاتر أو إعداد القوائم المالية لعميل تتولى مراجعة قوائمه المالية أو فحصها.
مسؤولية الإدارة
تظل إدارة المنشأة مسؤولة عن السجلات والقوائم المالية، وعن صحة المعلومات والمستندات المقدمة واكتمالها، وعن اعتماد القيود والتقارير والقوائم الصادرة استناداً إليها.
الخدمات الزكوية والضريبية خارج النطاق
تقدم الخدمات الزكوية والضريبية وفق النطاق الموضح في صفحة الزكاة والضريبة بالموقع، ولا تدخل تلقائياً ضمن خدمة مسك الدفاتر.
لمن هذه الخدمة
موجهة للمنشآت التي تحتاج إلى دفاتر منضبطة وفريق محاسبي متخصص
من الإسناد الكامل للدفاتر إلى دعم مكونات محددة من العمل المحاسبي، يصمم النطاق على احتياج كل منشأة.
01
المنشآت التي تسند دفاترها إلى فريق خارجي
شركات ترغب في إسناد التسجيل المحاسبي والتسويات والتقارير إلى فريق متخصص.
02
المنشآت ذات المعاملات المتكررة
شركات تحتاج إلى متابعة مستمرة للمعاملات والمستندات وتسجيلها أولاً بأول.
03
الإدارات المالية التي تحتاج إلى دعم محدد
فرق مالية ترغب في إسناد مكونات معينة من العمل المحاسبي إلى جهة مهنية.
04
المنشآت التي تستخدم أنظمة محاسبية قائمة
شركات ترغب في تنفيذ الخدمة داخل نظامها المحاسبي أو نظام تخطيط الموارد المستخدم لديها.
05
المنشآت التي تحتاج إلى نطاق مصمم لاحتياجاتها
شركات لا يناسبها نطاق محاسبي موحد وتحتاج إلى تحديد الأعمال والمخرجات وفق طبيعة نشاطها.
آلية العمل
آلية تنفيذ الخدمة
يبدأ العمل بفهم طبيعة نشاط المنشأة وحجم معاملاتها والنظام المحاسبي الحالي والحسابات البنكية والمخرجات التي تحتاج إليها الإدارة. وتحدد بعد ذلك مكونات الخدمة المطلوبة ومسؤوليات الأطراف ودورية تنفيذ الأعمال والتقارير، وقد يشمل النطاق أعمال مسك الدفاتر الأساسية أو خدمات محاسبية مساندة يُتفق عليها بصورة مستقلة.
يعد Zoho Books التطبيق المفضل لدى HHAB لأعمال مسك الدفاتر، دون ادعاء وجود شراكة أو اعتماد رسمي من Zoho. كما يمكن تنفيذ الخدمة على النظام المحاسبي أو نظام تخطيط الموارد المستخدم لدى المنشأة، أياً كان النظام.
توضع آلية مؤتمتة وموثقة لطلب المستندات واستلامها ومتابعة ما لم يقدم منها، مع تحديد المسؤولين لدى المنشأة ودورية التزويد بالمعلومات. يتابع الفريق المعاملات أولاً بأول، وينفذ التسجيل والتسويات والأعمال المتفق عليها، ثم يصدر التقارير شهرياً أو ربع سنوياً أو سنوياً بحسب الدورية والمحتوى المحددين في خطاب الارتباط.
منهجية العمل
من فهم الاحتياج إلى المخرجات
مسار عمل واضح يوثق النطاق والمسؤوليات قبل أي تسجيل.
1
فهم الاحتياج
تحديد طبيعة النشاط وحجم المعاملات والنظام الحالي واحتياجات الإدارة من السجلات والتقارير.
2
تصميم نطاق الخدمة
اختيار مكونات الخدمة ومستوى الدعم والمخرجات المناسبة للمنشأة وتوثيق مسؤوليات الأطراف.
3
تهيئة بيئة العمل
الاتفاق على استخدام Zoho Books أو نظام المنشأة، وتحديد الصلاحيات وآلية طلب المستندات واستلامها.
4
التسجيل والمتابعة
تسجيل المعاملات وإعداد القيود والتسويات وتنظيم السجلات ومتابعة المعلومات غير المكتملة.
5
إعداد المخرجات
استخراج السجلات والتقارير المحاسبية المتفق عليها ومناقشة البنود التي تتطلب استكمالاً أو اعتماداً من الإدارة.
المخرجات
سجلات وتقارير جاهزة للاستخدام
مخرجات محددة يتفق على محتواها ودوريتها ضمن نطاق الارتباط.
✓
دفتر اليومية والأستاذ العام: سجل للمعاملات والقيود المحاسبية وحركات الحسابات المسجلة خلال الفترة
✓
ميزان المراجعة: أرصدة الحسابات المحاسبية في التاريخ أو الفترة المتفق عليها
✓
التسويات البنكية: تسويات الحسابات البنكية المشمولة في النطاق مع بيان الفروقات التي تتطلب معالجة
✓
قوائم الأرصدة المساندة: أرصدة العملاء والموردين أو غيرها من السجلات التحليلية التي يتفق على تضمينها في الخدمة
✓
التقارير الدورية: تقارير شهرية وربع سنوية وسنوية، وفق الدورية والمحتوى المحددين مع المنشأة
✓
سجل متابعة المستندات: توثيق طلب المستندات واستلامها ومتابعة المعلومات أو المستندات غير المقدمة وفق الآلية المتفق عليها
لماذا HHAB
فريق متخصص ومتابعة منتظمة
الترخيص المهني
HHAB شركة مهنية سعودية مرخصة من الهيئة السعودية للمراجعين والمحاسبين.
التخصص والمتابعة
فريق متخصص في خدمات مسك الدفاتر، بأسلوب يقوم على المتابعة الحثيثة للمعاملات والتقارير الدقيقة.
الخبرة المهنية
لدى الشريك المدير خبرة مهنية سابقة في خدمة شركات مدرجة لدى شركات المراجعة العالمية الأربع الكبرى.
✓
HHAB شركة مهنية سعودية مرخصة من الهيئة السعودية للمراجعين والمحاسبين.
فريق متخصص في مسك الدفاتر يعمل بمتابعة حثيثة وتقارير دقيقة، على Zoho Books أو على نظام المنشأة، بقيادة خبرة مهنية سابقة في خدمة شركات مدرجة لدى شركات المراجعة العالمية الأربع الكبرى.
أسئلة شائعة
أسئلة متكررة حول مسك الدفاتر
ما الفرق بين مسك الدفاتر والمحاسبة الكاملة؟
لا يوجد نطاق مهني موحد لمصطلح «المحاسبة الكاملة»، وقد يستخدم لوصف مجموعة مختلفة من المهام من منشأة إلى أخرى. لذلك تصمم HHAB الخدمة وفق احتياج كل عميل، مع تحديد الأعمال والمخرجات والمسؤوليات بدقة في خطاب الارتباط.
هل يشترط استخدام Zoho Books؟
لا. يعد Zoho Books التطبيق المفضل لدى HHAB لأعمال مسك الدفاتر، ولكن يمكن تنفيذ الخدمة على النظام المحاسبي أو نظام تخطيط الموارد القائم لدى المنشأة. ولا تدعي HHAB وجود شراكة أو اعتماد رسمي من Zoho.
هل تستطيع HHAB العمل على نظام تخطيط الموارد المستخدم لدى المنشأة؟
نعم. يمكن تنفيذ الخدمة داخل بيئة العميل ونظام تخطيط الموارد المستخدم لديه، أياً كان النظام. ويحدد نطاق الوصول والصلاحيات وطريقة العمل بعد التعرف على النظام واحتياجات المنشأة.
كيف تطلب المستندات وتستلمها HHAB؟
توضع آلية مؤتمتة وموثقة لطلب المستندات واستلامها ومتابعة ما لم يقدم منها. وتحدد عند بدء الارتباط دورية الطلب والمسؤولون عن التزويد والمعلومات اللازمة لكل نوع من المعاملات.
ما المعلومات المطلوبة لبدء الخدمة؟
يلزم لبدء الخدمة معرفة طبيعة النشاط وحجم المعاملات الشهرية التقريبي والنظام المحاسبي الحالي وعدد الحسابات البنكية والدورية المطلوبة للتقارير، إضافة إلى مناقشة الأعمال المحاسبية المساندة والمخرجات التي تحتاج إليها الإدارة.
ما الدورية المناسبة للتقارير؟
تحدد الدورية بحسب حجم المعاملات واحتياجات الإدارة وطريقة استخدام التقارير. يمكن الاتفاق على تقارير شهرية أو ربع سنوية أو سنوية، أو الجمع بينها، مع تحديد محتوى كل تقرير ضمن نطاق الارتباط.
ما التقارير والسجلات التي يمكن الحصول عليها؟
يمكن أن تشمل المخرجات دفتر اليومية والأستاذ العام وميزان المراجعة والتسويات البنكية وقوائم أرصدة العملاء والموردين والتقارير الدورية. ويتحدد المحتوى النهائي بحسب احتياج المنشأة ونطاق الخدمة المتفق عليه.
هل تشمل الخدمة إعداد القوائم المالية ورفعها على «قوائم»؟
لا تدخل هذه الأعمال تلقائياً ضمن مسك الدفاتر. تقدم HHAB إعداد القوائم المالية ورفعها على برنامج «قوائم» بوصفه خدمة مستقلة وفق معيار الخدمات ذات العلاقة 4410، للعملاء الذين لا تتولى HHAB مراجعة قوائمهم المالية أو فحصها.
هل يمكن أن تشمل الخدمة إصدار الفواتير الإلكترونية؟
نعم. يمكن الاتفاق على إصدار الفواتير الإلكترونية بوصفه خدمة اختيارية ذات نطاق مستقل ضمن ارتباط مسك الدفاتر. ويحدد الاتفاق النظام المستخدم ومسؤوليات الإدارة وآلية اعتماد بيانات الفواتير وحدود دور HHAB.
هل تشمل خدمة مسك الدفاتر الخدمات الزكوية والضريبية؟
لا تدخل الخدمات الزكوية والضريبية تلقائياً ضمن مسك الدفاتر. تقدم هذه الخدمات وفق نطاق مستقل، ويمكن الاطلاع على تفاصيلها في صفحة الزكاة والضريبة بالموقع.
لماذا لا تقدم HHAB مسك الدفاتر لعملاء المراجعة أو الفحص؟
للمحافظة على الاستقلالية، لا تتولى HHAB إعداد السجلات أو القوائم المالية لعميل تقوم هي نفسها بمراجعة قوائمه المالية أو فحصها.
كيف تدار سرية البيانات والصلاحيات؟
تحدد شروط الارتباط الأشخاص المخولين ونطاق الصلاحيات وطريقة الوصول إلى النظام وتبادل المستندات. وتمنح المنشأة الصلاحيات المناسبة لطبيعة العمل ومسؤوليات كل طرف، دون افتراض وسيلة تقنية أو مستوى صلاحية موحد لجميع العملاء.
تنويه: هذا المحتوى تعريفي عام، ولا يمثل رأياً محاسبياً أو نظامياً أو ضريبياً بشأن حالة محددة. تختلف الالتزامات المحاسبية ومتطلبات حفظ السجلات والفوترة الإلكترونية بحسب الشكل النظامي للمنشأة ونشاطها ووضعها الزكوي والضريبي والأنظمة المنطبقة عليها. تصمم خدمة مسك الدفاتر وفق احتياج كل عميل، ويتحدد نطاق الأعمال ومستوى الخدمة ومسؤوليات الأطراف ودورية التقارير ومحتواها في خطاب الارتباط. ولا تعد التقارير الدورية قوائم مالية أو تقارير مراجعة أو فحص، وتقدم خدمات إعداد القوائم المالية والخدمات الزكوية والضريبية وفق نطاقات مهنية مستقلة. ويخضع قبول الخدمة لتقييم الاستقلالية، فلا تقبل HHAB ارتباط مسك دفاتر أو إعداد قوائم مالية لمنشأة تتولى مراجعة قوائمها المالية أو فحصها.
روابط ذات صلة